sábado, 6 de noviembre de 2010

El Efectivo. Auditoria.

El efectivo es un activo frágil y susceptible de ser malversado, por lo cual, a la hora de practicar una auditoria se debe tomar en cuenta ciertos aspectos para lo cual se determinará su correcto uso dentro de la empresa y el eficiente control interno que lo controla.
Son necesarios test o cuestionarios para determinar la eficiencia del control interno del efectivo. Un control apropiado de los ingresos en efectivo exige que estos ingresos se depositen intactos diariamente en el banco, que el banco selle y devuelva el talón de depósito y que estos sean registrados en los diarios contables de la organización, también que los desembolsos del efectivo se hagan de con cheque y con la debida autorización del representante encargado dentro de la organización.
Cabe destacar que aunque la mayoría de las veces sea difícil lograrlo, el momento ideal de realizar una auditoria  de las existencias en caja, es inmediatamente después del cierre de un día de trabajo, o inmediatamente antes de abrirlo.
El efectivo es una cuenta de activo muy importante, y su control será determinado en el transcurso de esta investigación.

El efectivo, lo podemos definir como un activo circulante, que permite cubrir las obligaciones inmediatas dentro de una Organización, este activo circulante es el de mayor liquidez, con lo cual podemos nombrar como efectivo las siguientes partidas dentro del activo circulante:
  • Dinero de curso legal, propiedad de la Empresa, es decir, dinero de obligatoria aceptación en el país, con las limitaciones que la Ley impone, de acuerdo a lo especificado en la Ley del Banco Central y la Ley General de Bancos y Otras Instituciones Financieras.
  • Depósitos realizados en Bancos, en las Cuentas Corrientes y de Ahorros, a favor de la Empresa.
  • Instrumentos de crédito de cobranza inmediata: cheques ordinarios, cheques de gerencia, cheques de viajeros, giros postales y telegráficos y otros instrumentos de crédito de cobro inmediato, aceptados por los bancos, que legalmente posea la Empresa.
  • Divisas o monedas extranjeras de libre cotización en la Banca Nacional.
Cabe destacar que existen varios activos que aunque son de derecho de la empresa, conformadas por dinero en curso legal  y con liquidez, no se consideran efectivo, ya que no son de inmediata disponibilidad, tales como: depósitos dados en garantía, coberturas de reserva de capital y/o fondos de reserva legal, prestaciones sociales, depósitos bancarios congelados por intervención de la institución financiera u otros motivos, depósitos a plazo fijo, cheques devueltos por falta de fondos, estampillas postales o fiscales, adelantos para viáticos u otros gastos, vales en caja o cheques con fechas adelantadas.

El objetivo del efectivo es cubrir las inmediatas obligaciones de una organización, brindando eficiencia dentro del pago de dichas obligaciones, por su forma efectiva de pago, la liquidez característica del efectivo y su rápida afinidad con las cuentas de activo. Cabe destacar que el efectivo posee la característica de ser de fácil acceso por ser dinero de curso legal, se hace más fácil el pago o bien cobro de obligaciones y derecho.
Este control lo constituye una serie de procedimientos bien establecidos, con el propósito de monitorear todas las actividades de la Empresa, que puedan afectar el manejo del efectivo. Estos procedimientos tienen por objetivo salvaguardar los activos, garantizando la exactitud y confiabilidad de los registros mediante:
  • División del trabajo
  • Delegación de autoridad
  • Asignación de responsabilidades
  • Promoción de personal eficiente
  • Identificación del personal con las políticas de la Empresa.
La tendencia generalizada es efectuar los depósitos de todo el dinero que se recibe, en las cuentas corrientes bancarias que posea la Empresa, y realizar los pagos mediante cheques, excepto los pagos de menor cuantía, que se pagan por Caja Chica. Adicionalmente, se debe asegurar el efectivo contra robo y fidelidad de los empleados encargados del mismo.
La evaluación del control interno se lleva a cabo cuando el auditor coteja los ingresos depositados de manera intacta (como se reciben) con dichos ingresos registrados en el banco, que los desembolsos hayan sido debidamente autorizados y se hayan efectuado en cheque, que los ingresos y egresos estén debidamente registrados en los libros contables. El auditor deberá revisar todo en cuanto al funcionamiento del control interno del efectivo.
Preparado por: Sonia Vázquez
Fecha: 01/01/2009                                             Cuestionario del Control Interno
Revisado por: Carlos Méndez                                                 Caja
Fecha: 01/03/2009
 
A continuación se presenta una forma de cuestionario de control interno que en el proceso de auditoria se deberá revisar. Las contestaciones que aparecen en el cuestionario indican las normas satisfactorias de control interno.



Si
2.      ¿Abre el correo una persona distinta a la que prepara los depósitos?
Si
3.       ¿Abre el correo una persona que no tiene acceso al mayor de cuentas por cobrar ni al mayor general?
Si
4.      ¿El empleado que abre el correo, hace también la lista en detalle de lo que se recibe?
Si
5.      ¿Compara una persona independiente lo recibido según aparece en la lista del correo con los libros del cajero?
Si
6.      ¿Se depositan los ingresos en el banco diariamente e intactos?
Si
7.       ¿Se contabilizan en el diario los ingresos y se pasan a otros libros al recibirlos?
Si
8.      ¿Están los ingresos de las ventas justificados con facturas, cintas de maquina registradora, boletas de ventas, boletas de salida de inventario, etc., a fin de  comprobar los ingresos?
Si
9.      ¿Verifica las pruebas e las ventas al contado una persona que no recibe su importe?
Si
10.   ¿Se controlan independientemente los ingresos por concepto de dividendos, intereses, rentas, etc.?
Si
11.   ¿Deposita el dinero en le banco la misma persona que llena la planilla de deposito?
No
12.   ¿Son las obligaciones de la persona que hace el depósito bancario de tal índole que tenga acceso al mayor de cuentas por cobrar o a los estados para los clientes?
No
13.   ¿Sella el banco y devuelve el talón duplicado de depósito a la persona que prepara el depósito?
No
14.   ¿Se cotejan los talones duplicados de depósito sellados por el banco con los asientos originales en la contabilidad correspondientes a los ingresos?
Si
15.   ¿Tienen fianza las personas que manejan el efectivo?
Si
16.   ¿Las personas en otros departamentos que podría tomar parte en las irregularidades que puedan afectar los ingresos, tienen fianza?
Si
17.   ¿Se contabilizan los cheques postfechados al recibirlos?
Si

La Caja es la cuenta que registra todo el efectivo que ingrese y salga de la Empresa. Se carga con los cheques que recibe y se abona cuando se hace el depósito de los mismos en Banco. Es una cuenta de saldo deudor o cero, nunca acreedor. Indicará el efectivo, cheques o vales que se encuentran en la Caja.
Ingreso y Egreso en una auditoria.
La extensión de la auditoria de los ingresos y egresos depende del sistema de control interno, los métodos de contabilidad y las irregularidades que se descubran en el curso de la auditoria. La validez del saldo de las existencias en caja y bancos depende de la exactitud con que se contabilizan los ingresos y egresos. Por tanto el programa de auditoria para el efectivo en cuanto a ingresos y egresos debe incluir normas de operación y procedimientos, además de las características mecánicas de la auditoria.
Estas medidas son las siguientes:
·         Obténgase rectificaciones directamente de los bancos.
·         Obténgase todos los estados bancarios, talones duplicados de deposito y cheques pagados.
·         Preparase un estado bancario de reconciliación.
·         Úsese el procedimiento de examinar los cheques pagados.
·         Fíjese el corte apropiado de los ingresos y egresos.
·         Hágase verificación de los fondos especiales.
·         Verifíquese las existencias en las sucursales nacionales y del extranjero.
·         Investíguese si hay sobregiros, etc.
Los Ingresos de Caja Deben Separase de los Egresos.
Frecuentemente existe la presión de utilizar parte de los ingresos recibidos para cubrir los gastos normales. Bajo circunstancias normales se debe evitar estas prácticas lo más posible. Un control efectivo y una clara contabilización se hacen posibles si el proceso de ingreso a caja y el proceso de egresos se manejan completamente por separado; cuando cada uno es controlado por diferentes mecanismos o personas.
Los Ingresos a Caja Deben Permanecer Intactos y Depositarse de Inmediato.
Íntimamente relacionado al principio anterior está el de depositar, o transferir, el ingreso intacto por el día o periodo específico, y lo más pronto posible; por ejemplo, las recepciones del día deben depositarse íntegramente al cierre de las operaciones del día, o en la mañana del día siguiente cuando las condiciones bancarias así lo hagan posible. Esto es muy importante por varias razones; la primera de todas es que un retraso en depósito es un gran riesgo y motivo de tentaciones; segundo, la revisión es buena en el momento y no después de trascurrido el tiempo; tercero, es importante estar en condiciones de identificar un depósito particular por un periodo dado de tiempo; y finalmente, un ingreso no depositado es un activo que no está contribuyendo a la mejor utilización posible de los recursos de la organización.
Irregularidades más comunes en la cuenta del efectivo.
La presentación adecuada de los estados financieros depende de varios factores, entre los que se encuentra la aplicación de los PCGA, el ejercicio de un criterio adecuado en la realización de las estimaciones necesarias en aquellas áreas en donde existan incertidumbres y él suficiente desglose de aspectos significativos, además de los elementos básicos, que son la adecuación y validez de las operaciones y saldos.
Los errores, se consideran que se producen sin intención, mientras que las irregularidades se producen intencionalmente. Puesto que es más difícil prevenir o detectar las irregularidades que los errores. Las posibles irregularidades que efectúan las operaciones de caja y bancos y de sus saldos pueden clasificarse, desde el punto de vista de su ejecución de la sgte forma:
  1. Desfalcos:
1.- Interceptación – efectuar cobros antes de que estos se registren (ejemplos: ventas al contado o cobros de cuentas a cobrar no registrados)
2.- Sustracciones – Hacerse con una cantidad en efectivo después de haberla registrado
(Ejemplo: apoderarse de una cantidad de los cobros registrados pero no depositados, de fo
ndos fijos o cuentas bancarias)
3.- Desviaciones – Hacer que un desembolso que en un principio es legitimo se desvíe de su destino correspondiente.
B) Distorsiones:
Modificación de los estados financieros sin obtener ningún activo.
El Arqueo de Caja consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente. Esta operación es realizada diariamente por el Cajero. Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el Cajero.
Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada " Diferencias de Caja". Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta "Diferencias de Caja" se deberá cancelar contra la de "Pérdidas y Ganancias".
Técnicas del arqueo de caja
La verificación más usual en auditoría para comprobar la autenticidad del saldo de caja es el arqueo de caja. El resultado del arqueo de caja tiene que estar firmado por el responsable de la caja y el auditor que controla el arqueo. El arqueo de caja ha de realizarse, a poder ser, por sorpresa. El arqueo de caja se puede describir como sigue a continuación:
  • Relación de fondos disponibles.
  • Inventario de las partidas
    • Efectivo.
    • Talones a cobrar.
    • comprobantes no contabilizados.
    • anticipos no contabilizados.
    • fondos auxiliares.
·         Comprobación de cobros y pagos anteriores en efectivo.
·         Comprobación de los pagos por banco.
    • Examen de los talonarios.
    • Comprobar todos los pagos por cheque durante los diez últimos días con los correspondientes justificantes.
    • Comprobar el corte de los extractos bancarios a la fecha de arqueo de caja.
    • Preparar una lista de las transferencias entre cuentas bancarias durante los siete días anteriores y posteriores al arqueo de caja.
En caso de existir varias cajas, el recuento debe de ser realizado simultáneamente. Un punto importante en el arqueo de caja es el análisis de los justificantes de los anticipos o vales de caja existentes a la hora del arqueo, teniendo que verificar:
·         Si su antigüedad es razonable.
·         Si están debidamente documentados.
·         Si están debidamente aprobados.
La Conciliación Bancaria. Examen de las transferencias entre bancos.
Consiste en la comparación de los registros de las operaciones con los Bancos, de nuestros libros con los movimientos registrados en los Bancos, mostrados en los Estados de Cuenta Mensuales que emiten dichas instituciones, para proceder a hacer las correcciones o ajustes necesarios en los libros de la Empresa. Esto se realiza ya que es común que los saldos de dichos estados de cuenta de los Bancos, no coincidan con los de nuestros libros por cualquiera de las siguientes razones:
  • Cheques pendientes de cobro por parte de los beneficiarios de los mismos.
  • Depósitos de última hora que la Empresa realizó y que el Banco no registró por haber cerrado.
  • Los libros de las cuentas corrientes, para preparar los Estados de fin de mes.
  • Errores numéricos u omisiones en los libros de la Empresa
  • Cheques ajenos que el Banco carga por equivocación
  • Cheques devueltos por falta de fondos o cualquier otra causa.
  • Cargos que el Banco efectúa causados por intereses, comisiones, impuestos, etc.
  • Abonos hechos a la Empresa por el Banco, por concepto de intereses, cobros realizados en su nombre o cualquier otro concepto
  • Errores u omisiones por parte de los Bancos
Existen diferentes métodos de conciliación:
Consiste en la elaboración de una hoja de cuatro columnas. Dos para la cuenta en los libros de la Empresa y dos para la misma cuenta en los libros del Banco (con Debe y Haber). Este procedimiento permite ver claramente los Ajustes que hay que hacer en el Libro de la Empresa.
Ejemplo: Después de revisar el Estado de Cuenta Mensual del Banco de Venezuela y los registros de la Empresa, se encuentra las siguientes diferencias:
  1. Saldos al 28 de Enero de 2009: Cuenta del Mayor de la Empresa Bs. 1.200,00. Estado de Cuenta del Banco Bs. 1.045,30
  2. Los cheques 101001 y 101025 por Bs. 29,00 y 30,00 aún no han sido cobrados
  3. El depósito de Bs. 150,00 del 27-02-2009, no fue abonado en cuenta
  4. El Banco devolvió un cheque, por falta de fondos, por Bs. 60,00
  5. El Banco especifica un cargo por comisión por cheque devuelto de Bs. 3,50
  6. El cheque 101022 por Bs. 11,00, se había abonado por 10,00
  7. El cheque 101018 por Bs. 14,50, se había abonado al Banco por 15,40


Libros
Empresa

Libros
Banco
Ref.
Descripción
Debe
Haber

Debe
Haber
a)
Saldos al 28 de Febrero de 2009
1.200,00



1.045,30
b)
Ch/no cobrados: Nro.101001



29,00


Nro. 101025



30,00

c)
Depósito del 28-02-09 no abonado




150,00
d)
Ch. Devuelto falta de fondo

60,00



e)
Comisión Banco por cheque Devuelto

3,50



f)
Abonado de menos, Cheque Nro. 101022

1.000,00



g)
Abonado de más, Cheque Nro. 101018
50,00






1.200,50
60,60

59,00
1.195,30

Saldos Correctos

76,40

1.136,30



1.200,50
1.200,50

1.195,30
1.195,30

Pruebas de conciliaciones Bancarias:
Para realizar estas pruebas se deberá cotejar los saldos bancarios con las respuestas de confirmaciones bancarias. Verificar la validez de las partidas que componen la conciliación, tal como los depósitos en transito y cheques expedidos por la empresa y aun pendientes de pago por el banco a veces denominados cheques en transito. Examinar los estados bancarios en búsqueda de alteraciones o modificaciones de cifras.
Cuando el control interno sea deficiente, el auditor podrá personalmente proceder a efectuar la conciliación bancaria. Obtener y utilizar los estados de cuenta bancarios a una fecha posterior al cierre:
La empresa deberá solicitar a su banco que le envíen los estados de cuenta, que deberán ser remitidos directamente al auditor. Al recibir el estado de cuenta bancario de fecha posterior al cierre, y los cheques pagados en ese intervalo y los avisos de cargos y créditos, se comparan todos los cheques expedidos en el año anterior con el listado de cheques pendientes de pago, según conste en la conciliación de fin de periodo.
También se asegura que los depósitos en transito en la conciliación bancaria de fin de periodo hayan sido acreditados por el banco como depósitos en el estado posterior al cierre, además se examinara el estado de cuenta bancario y demás comprobantes en busca de partidas sospechosas.
Rastrear transferencias bancarias:
Cuando ocurre una transferencia bancaria, varios días transcurrirán antes de que el cheque sea pagado por el banco sobre el cual se expidió. Por lo tanto, el efectivo depositado según los registros contables estará sobrestimado durante este periodo, dado que el cheque se incluirá dentro del saldo en el cual se deposito y no aparecerá restado del banco sobre el cual se libro.
Para obtener evidencia respecto a la validez de las transferencias bancarias o comprobar errores o irregularidades se elabora una cédula de los cheques a una fecha cercana al cierre en la fecha del cierre.
CONCLUSION.

El efectivo está integrado por aquellas cosas que comúnmente se aceptan como medios de cambio. Para que sea considerada como efectivo, una cosa tiene que ser convertible inmediatamente a dinero, a su valor nominal.
En los saldos de caja y bancos, la consideración de los procedimientos de auditoría sobre saldos de caja y bancos incluye cuestiones como que tipo de fondos se han de auditar y cuando, así como de qué forma se ha de hacer.
Las funciones del dinero como medio de cambio y medida del valor facilitan el intercambio de bienes y servicios y la especialización de la producción.
Para seguir las normas debidas como lo pudimos ver expresado a lo largo de la investigación, se deberá presentar en los estados financieros el efectivo en el balance general bajo el epígrafe de “Existencias en Caja y Bancos”. En el balance deben quedar incluidos los depósitos bancarios que pueden retirarse libremente y sin restricciones, el efectivo y los efectos de caja en existencias pendientes de depósito y los saldos de los fondos de caja chica.

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